Vous voulez savoir ce qui se passe après avoir cliqué sur Envoyer ? Dans ce guide rapide, nous vous montrons comment suivre vos emails gratuitement grâce aux accusés de réception Outlook, ou à un simple publipostage appelé Mailmeteor.
Voilà. Vous avez rédigé votre email. Vous avez appuyé sur Envoyer. Et maintenant ? Votre email important est-il bien arrivé dans la boîte de réception de votre destinataire ? Ou a-t-il été intercepté par les filtres anti-spam ? Ou peut-être s’est-il perdu sous une pile d’emails non lus ?
Qu’il s’agisse d’une candidature, d’une proposition de projet ou d’une demande urgente, ne pas savoir si votre message a été reçu ou lu ajoute une couche d’incertitude et de stress à vos efforts de communication.
Heureusement, il existe une solution simple à ce problème. Vous pouvez activer les accusés de réception dans Outlook pour recevoir la confirmation que votre email a bien atteint sa destination et faire un suivi au moment opportun.
Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est un accusé de réception, comment cette fonctionnalité simple peut considérablement améliorer votre productivité par email, comment ajouter des accusés de réception à vos emails Outlook, et quelques alternatives pour suivre vos emails comme un pro.
- Qu’est-ce qu’un accusé de réception dans Outlook ?
- Avantages des accusés de réception dans Outlook
- Quand demander un accusé de réception dans Outlook ?
- Comment ajouter un accusé de réception Outlook sur tous les emails
- Comment ajouter un accusé de réception Outlook sur un seul email
- Limites des accusés de réception Outlook
- Alternatives aux accusés de réception Outlook
Ça vous convient ? Alors, c’est parti.
Qu’est-ce qu’un accusé de réception dans Outlook ?
Lorsque vous envoyez un email avec Microsoft Outlook, vous avez la possibilité de demander un accusé de réception.
Un accusé de réception de base est une notification qui vous informe que votre message n’a pas rebondi et a bien atteint la boîte de réception de votre destinataire.
C’est bien. Mais cela ne vous dit pas si le destinataire a vu votre message. C’est pourquoi la plupart des gens préfèrent utiliser les accusés de réception avec confirmation d’ouverture.
Un accusé de réception complet est une confirmation écrite que votre email a non seulement été livré, mais aussi ouvert par le destinataire.
Voici à quoi cela ressemble pour vos destinataires ⤵️
Avantages des accusés de réception dans Outlook
Vous pouvez utiliser les accusés de réception Outlook pour optimiser votre productivité par email, rationaliser votre communication et en tirer de nombreux avantages, tels que :
- Réduction de l’incertitude – Grâce aux accusés de réception, vous pouvez vous assurer que votre email a été reçu et ouvert. Même si votre destinataire n’a pas répondu. Cela peut réduire l’anxiété et l’incertitude souvent associées aux emails importants.
- Relances opportunes – En matière de relances, le timing est essentiel. Savoir quand votre destinataire a ouvert votre dernier message peut vous aider à planifier votre relance au bon moment.
- Responsabilisation – Les accusés de réception peuvent également servir de forme de responsabilisation, prouvant que l’expéditeur et le destinataire sont conscients que l’information a été communiquée.
Mais si les accusés de réception sont un outil précieux, ils doivent être utilisés avec discernement. En abuser peut sembler intrusif et agacer les destinataires. Ce qui nous amène à notre prochaine question.
Quand demander un accusé de réception dans Outlook ?
Pour respecter une bonne étiquette par email, vous devriez éviter d’ajouter des accusés de réception à TOUS vos emails. En fait, décider quand demander ou non un accusé de réception dans Outlook est crucial pour maintenir le professionnalisme tout en assurant une communication efficace.
« La plupart des gens sont submergés d’emails », explique Corentin Brossault, PDG de Mailmeteor. « Ajouter systématiquement un accusé de réception à vos emails peut être perçu comme impoli et peu professionnel. »
Alors même s’il peut être tentant d’utiliser les accusés de réception pour chaque email que vous envoyez, voici comment utiliser cette fonctionnalité pratique pour rationaliser vos efforts de communication par email sans franchir les limites ⤵️
- Urgence temporelle – Lorsque vous envoyez un email qui nécessite une réponse rapide, comme une invitation à un événement ou une date limite de projet, un accusé de réception peut vous aider à confirmer que votre message a bien été reçu.
- Transactions importantes – Dans un contexte professionnel, vous pouvez ajouter un accusé de réception à vos emails lorsqu’ils contiennent des informations critiques ou un document important pour vous assurer que votre message a bien atteint son destinataire.
- Après une absence de réponse – Si un email précédent est resté sans réponse, vous pouvez envoyer une relance et demander un accusé de réception pour comprendre si vos messages sont vus.
Si votre message n’est pas urgent, ou s’il ne contient pas d’informations importantes, évitez de demander un accusé de réception. À moins d’avoir une bonne raison de le faire. Ainsi, vous ne serez pas considéré comme excessivement intrusif ou envahissant.
Comment ajouter un accusé de réception Outlook sur tous les emails
Vous souhaitez qu’Outlook demande automatiquement un accusé de réception chaque fois que vous envoyez un email ? Voici comment faire.
Étape 1 : Ouvrez Outlook.
Étape 2 : Allez dans Fichier.
Étape 3 : Accédez à Options > Courrier.
Étape 4 : Dans la section Suivi, cochez Accusé de réception confirmant que le destinataire a consulté le message.
Étape 5 : Enregistrez vos modifications.
Et voilà. Chaque fois que vous envoyez un email, Outlook demandera désormais à votre destinataire de confirmer qu’il a bien reçu le message, vous permettant de suivre vos emails plus précisément et de rationaliser votre communication.
Comment ajouter un accusé de réception Outlook sur un seul email
Dans la plupart des cas, cependant, nous recommandons d’utiliser l’accusé de réception Outlook avec plus de parcimonie. Envisagez de ne suivre que vos messages les plus importants. Vos destinataires seront plus susceptibles d’accepter un accusé de réception s’il est occasionnel. Voici comment demander des accusés de réception pour un seul message dans Microsoft Outlook.
Étape 1 : Allez sur Outlook.com, ou ouvrez Outlook pour Windows, ou Outlook pour Mac.
Étape 2 : Cliquez sur Nouveau message.
Étape 3 : Rédigez votre email. Puis allez dans Options.
Étape 4 : Dans la barre d’outils, sélectionnez Demander un accusé de réception.
Étape 5 : Une fois prêt, appuyez sur Envoyer.
Et c’est tout. Lorsqu’ils ouvriront cet email, votre destinataire sera invité à envoyer un accusé de réception pour confirmer qu’il a bien reçu votre message.
Limites des accusés de réception Outlook
Les accusés de réception Outlook peuvent être un excellent moyen de savoir ce qui se passe après avoir cliqué sur Envoyer. Mais cette fonctionnalité est loin d’être parfaite. Voici quelques-uns des principaux inconvénients des accusés de réception et pourquoi vous pourriez vouloir chercher une alternative plus fiable.
- Étiquette par email – Abuser des accusés de réception peut sembler intrusif et agacer vos destinataires. Vous devriez utiliser cette fonctionnalité uniquement pour les emails importants. Ce qui signifie que vous ne pourrez pas suivre tous vos emails.
- Manque de précision – Les destinataires peuvent refuser d’envoyer un accusé de réception même après avoir ouvert votre email. Cette fonctionnalité n’est donc pas fiable à 100 %. Peut-être que quelqu’un a lu votre email mais a refusé d’envoyer une confirmation.
- Pas toujours compatible – Dans certains cas, votre destinataire recevra votre email, mais ne verra pas l’accusé de réception. Cela pourrait être parce que son client de messagerie ne prend pas en charge les accusés de réception Outlook ou les bloque systématiquement.
- L’ont-ils vraiment lu ? – Et pour finir, bien qu’ils s’appellent « accusés de réception », rien ne garantit que le destinataire a réellement lu votre message. Il aurait pu ouvrir votre email et le mettre immédiatement à la corbeille.
Alternatives aux accusés de réception Outlook
Si vous estimez qu’ajouter un accusé de réception n’est pas la meilleure façon de savoir si votre email a été vu, il existe d’autres moyens de suivre vos messages. Selon votre situation, vous pouvez demander une confirmation manuelle, ou suivre vos emails avec un outil tiers comme Mailmeteor.
1. Demander une confirmation de livraison
Au lieu d’un accusé de réception complet, vous pouvez demander une simple confirmation de livraison. Ainsi, vous recevrez la confirmation que votre email a bien été livré dans la boîte aux lettres du destinataire. Cependant, vous ne saurez pas si l’email a été ouvert. Voici comment l’activer dans Outlook.
Étape 1 : Ouvrez Outlook.
Étape 2 : Cliquez sur Nouveau message.
Étape 3 : Allez dans Options.
Étape 4 : Sélectionnez Demander un accusé de réception de remise.
Étape 5 : Appuyez sur Envoyer.
Et c’est tout. Mais les confirmations de livraison ne sont pas toujours la meilleure solution, car elles ne sont pas prises en charge par tous les programmes de messagerie.
2. Demander une confirmation
Au lieu d’envoyer un accusé de réception automatisé, pourquoi ne pas ajouter une touche plus humaine à vos emails en demandant une confirmation manuellement ? Ajoutez simplement une ligne à la fin de votre email demandant au destinataire de confirmer qu’il a bien reçu votre message. Ainsi, vous pouvez vous assurer qu’il a ouvert votre email et qu’il l’a réellement lu.
Vous pouvez également programmer un email de relance si votre premier message n’a pas reçu de réponse. Avec Mailmeteor, vous pouvez programmer des relances en quelques minutes pour inviter vos destinataires à répondre.
Cela peut prendre un peu plus de temps que de simplement demander un accusé de réception Outlook. Mais cette approche est plus susceptible de générer de l’engagement. Surtout si vous personnalisez votre email et faites l’effort supplémentaire de donner à votre destinataire une impression de traitement spécial.
3. Suivre les emails avec Mailmeteor
Les approches que nous avons couvertes jusqu’à présent nécessitent une action de la part du destinataire, ou ne vous donnent pas toutes les informations dont vous avez besoin. Elles sont intrusives et manquent de précision. C’est pourquoi les professionnels du marketing par email préfèrent utiliser une autre stratégie pour suivre leurs emails.
Vous pouvez utiliser un outil comme Mailmeteor pour surveiller vos performances d’emailing en temps réel et voir qui a ouvert ou cliqué sur vos emails. Cette approche fonctionne dix fois mieux. Premièrement, votre destinataire n’a aucun moyen de savoir que vous suivez les emails.
Elle est également beaucoup plus fiable. Et vous avez accès à des tonnes de données. Vous pouvez surveiller si votre email est arrivé dans la boîte de réception de votre destinataire, bien sûr, et vous pouvez voir s’il l’a ouvert. Mais vous pouvez également suivre les clics, les réponses, les rebonds et les désabonnements.
De plus, vous avez accès à un tableau de bord intuitif qui vous donne une vue détaillée de vos statistiques d’email, vous permettant d’apprendre quels types d’emails génèrent les meilleures réponses et d’affiner votre stratégie d’emailing.
Conclusion
Les accusés de réception sont une fonctionnalité Outlook qui vous permet de savoir quand quelqu’un a ouvert votre message. Ils peuvent être un outil précieux dans des environnements professionnels ou juridiques, car ils vous permettent de garder une trace de vos emails.
Vous pouvez ajouter des accusés de réception à tous vos emails. Mais nous recommandons de les utiliser avec parcimonie. Réservez plutôt les accusés de réception Outlook aux emails urgents ou aux envois de documents importants pour vous assurer que votre destinataire les a bien reçus.
Cependant, les accusés de réception sont loin d’être idéaux. Ils peuvent être gênants pour vos destinataires. Et ils ne sont pas très fiables puisque les gens peuvent les refuser ou que les clients de messagerie les bloquent. Donc si vous cherchez un outil fiable pour suivre vos emails dans Outlook, vous devriez essayer autre chose.
Nous avons présenté quelques alternatives, comme les confirmations de livraison, les relances et les outils professionnels de suivi des emails. Cette dernière option est définitivement la plus efficace. Vous pouvez surveiller les ouvertures, les clics, les réponses, les rebonds et les désabonnements. Tout en temps réel. Et sans déranger vos destinataires avec des accusés de réception.
Et maintenant ? Vous pouvez commencer tout de suite. Créez votre compte Mailmeteor en 1 minute et commencez à suivre vos emails sans effort. Notre application est compatible avec Microsoft Outlook. Et nous avons un généreux plan gratuit qui vous permet d’envoyer jusqu’à 100 emails par jour. Essayez-le et dites-nous ce que vous en pensez :)
Bon envoi 💌
FAQ
Puis-je demander un accusé de réception dans Outlook sans que le destinataire le sache ?
Non, vous ne pouvez pas demander un accusé de réception Outlook sans que le destinataire le sache. Le destinataire doit accepter l’accusé de réception. Sinon, vous ne recevrez pas la notification que votre email a été ouvert.
Comment empêcher Outlook de répondre aux accusés de réception ?
Vous souhaitez désencombrer votre boîte de réception et gagner du temps ? Vous pouvez configurer votre compte Outlook pour ignorer automatiquement les accusés de réception entrants. Voici comment procéder.
Étape 1 : Ouvrez Outlook.
Étape 2 : Accédez à Fichier > Options.
Étape 3 : Sélectionnez Courrier.
Étape 4 : Sous Pour tout message reçu incluant une demande d’accusé de réception, choisissez Ne jamais envoyer d’accusé de réception.
Étape 5 : Pour confirmer, cliquez sur OK.
Comment puis-je suivre une conversation dans Outlook ?
Vous pouvez facilement suivre des conversations dans Outlook grâce à des outils tiers comme Mailmeteor. Pour ce faire, créez votre compte Mailmeteor, démarrez une nouvelle campagne, activez le suivi des emails en 1 clic, et appuyez sur Envoyer.
