Un mensaje de fuera de la oficina es muy valioso para gestionar las expectativas de tus interlocutores y demostrarles que respetas su tiempo. Tanto si estás de vacaciones, en un congreso o resolviendo un asunto personal, una respuesta automática les avisa de que no estás disponible.
En esta guía te ofrecemos siete plantillas de mensaje de fuera de la oficina listas para usar, pensadas para distintas situaciones. Te ahorran tiempo y avisan con eficacia a tus compañeros, clientes o socios.
- Qué información incluir en un mensaje de fuera de la oficina
- Plantillas de mensaje de fuera de la oficina
- Cómo configurar una respuesta automática en Gmail
- ¿Qué plantilla elegir?
Empecemos.
Qué información incluir en un mensaje de fuera de la oficina
Al redactar un mensaje de fuera de la oficina, incluye la información que permita a tus interlocutores entender la situación.
- Fechas de ausencia – Si indicas claramente el periodo en el que estarás fuera, gestionas mucho mejor las expectativas y haces más llevadera tu ausencia a quienes esperan tu respuesta.
- Contactos alternativos – Indica el nombre y los datos de contacto de un compañero o miembro del equipo que pueda atender en tu lugar. Así la comunicación sigue fluyendo.
- Motivo de la ausencia – No siempre es necesario, pero un breve motivo da un toque personal a tu mensaje y apela a la sensibilidad de la otra persona.
- Plazo de respuesta – Informa a tus interlocutores de cuándo pueden esperar una respuesta. Esto reduce la frustración, sobre todo si sigues revisando el correo de vez en cuando.
Recuerda que nunca estás obligado a compartir información que consideres privada. Es perfectamente aceptable indicar que no estás disponible temporalmente y que responderás lo antes posible.
Plantillas de mensaje de fuera de la oficina
Desde un sencillo mensaje de vacaciones hasta explicaciones más detalladas para ausencias largas, estas plantillas cubren muchas situaciones. ¿Las vemos?
Vacaciones planificadas con fecha de regreso
Indicar una fecha de regreso concreta te permite mantener la profesionalidad y avisar a tus compañeros y clientes de que no estarás disponible durante un periodo determinado. Las expectativas quedan claras y cada uno puede organizarse en consecuencia.
Hola:
Gracias por su mensaje. Actualmente estoy fuera de la oficina por vacaciones planificadas y no podré responder hasta el [indicar fecha de regreso]. Durante este periodo, mi acceso al correo será limitado.
Gracias por su comprensión. Responderé a su correo lo antes posible a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Sin indicar el motivo
Nada te obliga a justificar tu ausencia. No todo el mundo se siente cómodo compartiendo detalles de su vida personal, así que es igual de aceptable indicar con respeto que no estarás disponible hasta una fecha determinada.
Hola:
Gracias por su mensaje. Actualmente estoy fuera de la oficina y no podré responder hasta el [indicar fecha de regreso]. Durante este periodo, mi acceso al correo será limitado.
Agradezco su comprensión y responderé a su correo lo antes posible a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Con un contacto alternativo
Al indicar a un compañero que puede ayudar durante tu ausencia, demuestras tu compromiso con la capacidad de respuesta y ofreces una solución para las urgencias que surjan en tu lugar. Unos datos de contacto correctos permiten que quien te escribe tenga a mano la información que necesita, lo que reduce las interrupciones y mantiene un servicio profesional.
Hola:
Gracias por su mensaje. Actualmente estoy fuera de la oficina y no estaré disponible hasta el [indicar fecha de regreso]. Su mensaje es importante para mí y agradezco su comprensión.
Para asuntos urgentes que requieran atención inmediata durante mi ausencia, póngase en contacto con [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo] o en el [Teléfono del contacto alternativo]. [Nombre del contacto alternativo] está al tanto de los proyectos en curso y podrá ayudarle en mi ausencia.
Responderé a su correo lo antes posible a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Pocos días de trabajo a la semana
Esta situación es habitual con jornadas a tiempo parcial, horarios flexibles u otros compromisos. Al avisar automáticamente a tus compañeros y contactos de tu disponibilidad reducida, evitas confusiones y demuestras fiabilidad.
Esta medida proactiva facilita la comprensión y ayuda a los demás a planificar sus próximas comunicaciones.
Hola:
Gracias por escribirme. Actualmente trabajo con un horario reducido y es posible que no pueda responder de inmediato.
Mis días de trabajo habituales son [indicar los días concretos] y haré todo lo posible por atender su consulta durante ese periodo. Si su asunto requiere atención inmediata, le invito a contactar con [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo] o en el [Teléfono del contacto alternativo].
Agradezco su comprensión y su paciencia. Responderé a su correo en cuanto me sea posible.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
En caso de emergencia
Unas instrucciones claras sobre a quién acudir en caso de emergencia permiten redirigir los asuntos urgentes a un sustituto designado y evitar retrasos en su resolución. Conviene tener un contacto de emergencia que pueda localizarte si algo requiere de verdad tu atención. Eso sí, fija de antemano qué nivel de gravedad justifica que te molesten.
Hola:
Gracias por su mensaje. Actualmente estoy fuera de la oficina por circunstancias imprevistas y es posible que no pueda responder con rapidez.
En caso de emergencia que requiera atención inmediata, póngase en contacto con [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo] o en el [Teléfono del contacto alternativo].
Agradezco su comprensión y atenderé sus mensajes no urgentes lo antes posible a mi regreso.
Saludos cordiales, [Tu nombre]
Ausencia indefinida
Cuando no sabes cuánto durará tu ausencia, un mensaje adecuado indica que estás fuera y que no puedes responder con rapidez. Así se elimina la ambigüedad y tus compañeros y clientes cuentan con la información necesaria para tomar decisiones.
También es importante indicar al menos un contacto alternativo para que los asuntos urgentes se atiendan correctamente en tu ausencia.
Hola:
Gracias por escribirme. Actualmente estoy ausente y no podré responder a los correos por el momento. Lamentablemente, no puedo indicar una fecha de regreso.
Para asuntos urgentes que requieran atención inmediata, póngase en contacto con [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo] o en el [Teléfono del contacto alternativo].
Agradezco su comprensión y haré todo lo posible por responder a su correo en cuanto pueda. Gracias por su paciencia.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Cierre por vacaciones
Avisar a clientes, socios y compañeros de un cierre por vacaciones les permite planificar sus comunicaciones en consecuencia. Así evitas la frustración de los correos sin respuesta y aclaras el calendario de tu organización.
Hola:
Gracias por ponerse en contacto con [Nombre de tu empresa]. Agradecemos su consulta. Le informamos de que nuestras oficinas permanecerán cerradas por vacaciones del [fecha de inicio] al [fecha de fin].
Durante este periodo, nuestro equipo no podrá responder a los correos. Retomaremos la actividad normal el [fecha de reanudación]. Si su asunto es urgente y requiere atención inmediata, póngase en contacto con [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo] o en el [Teléfono del contacto alternativo].
Lamentamos las molestias que esto pueda ocasionarle y agradecemos su comprensión. Le deseamos unas felices fiestas.
Saludos cordiales,
El equipo de [Nombre de tu empresa]
Cómo configurar una respuesta automática en Gmail
Gmail llama a su respuesta automática «Respuesta automática de vacaciones». La encontrarás en la primera página de los ajustes: haz clic en la rueda dentada, selecciona Ver todos los ajustes y desplázate hasta la siguiente sección:
Esto es lo que debes saber sobre esta función de Gmail:
- Activar la respuesta automática – Actívala si quieres responder automáticamente a los correos entrantes.
- Primer día – Si quieres programarla con antelación, selecciona una fecha de inicio.
- Último día – Si quieres que se detenga en una fecha concreta, defínela.
- Asunto y mensaje – Aquí pegas tu plantilla de mensaje de fuera de la oficina: escribe un asunto adecuado y un mensaje conciso y completo para tus interlocutores.
Si quieres que la respuesta automática solo se envíe a las personas de tus contactos, marca la casilla «Enviar respuesta solo a las personas de mis contactos».
¿Qué plantilla elegir?
Tu mensaje de fuera de la oficina debe encajar con tu situación. Elige la plantilla que mejor se adapte a tu caso y adáptala a tu estilo. Seguramente habrás notado que casi todas siguen la misma estructura: un saludo cordial y, a continuación, un aviso breve y claro sobre tu ausencia.
¡Que disfrutes de tus días libres!
