Les 7 façons d’automatiser Gmail et d’économiser plus de 10 heures par semaine

Si vous êtes ici, c’est probablement parce que vous cherchez à automatiser Gmail pour passer moins de temps enseveli sous votre boîte de réception.

Selon Adobe, une personne passe en moyenne 3,1 heures par jour à consulter ses mails professionnels. Cela peut sembler raisonnable, mais comme l’explique Cal Newport dans Deep Work, cette impulsion constante à vérifier ses mails nuit à notre capacité à produire du travail réellement significatif.

Mon objectif avec cet article : vous donner toutes les clés pour automatiser Gmail, afin de récupérer plusieurs heures chaque semaine.

Vous verrez comment créer des modèles dans Gmail pour ne plus jamais rédiger deux fois le même mail, programmer vos envois pour la semaine suivante, supprimer automatiquement les mails promotionnels… et bien plus encore.

Passons en revue les 7 meilleures automatisations Gmail.

Qu’est-ce que l’automatisation Gmail ?

L’automatisation Gmail vous permet d’éliminer toutes les tâches répétitives que vous effectuez dans Gmail afin de vous concentrer sur l’essentiel.

Si vous écrivez souvent les mêmes mails, classez constamment vos messages dans des dossiers, ou transférez des mails à vos collègues, Gmail propose plusieurs fonctionnalités puissantes comme les modèles, le transfert automatique ou l’envoi programmé pour vous aider à gagner du temps.

Que devriez-vous automatiser dans Gmail ?

Avant d’automatiser Gmail sans réfléchir, il vaut mieux être honnête avec vous-même : sur quoi perdez-vous réellement du temps dans Gmail ?

Peut-être rédigez-vous souvent les mêmes types de mails qui pourraient être transformés en modèles ? Peut-être transférez-vous plusieurs mails chaque jour à vos collègues ? Ou vous perdez-vous dans une mer de messages non pertinents ?

Je parie qu’il y a au moins une tâche que vous répétez chaque jour et qui pourrait être automatisée — vous faisant gagner des heures.

Les 7 meilleures façons d’automatiser Gmail

Dans les sections suivantes, je vous guide pas à pas à travers les meilleures automatisations Gmail, avec des exemples concrets.

1. Créer des modèles Gmail et des réponses automatisées

Si vous vous surprenez à rédiger plusieurs fois le même mail, vous devez absolument commencer par automatiser Gmail avec les modèles.

Les modèles Gmail sont parfaits pour envoyer des devis, des factures ou des réponses types.

Et pas besoin d’un logiciel complexe.

Gmail permet d’écrire un mail, de l’enregistrer, et de le réutiliser autant de fois que nécessaire.

Comment activer les modèles Gmail

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Cliquez sur Paramètres > Afficher tous les paramètres.
3. Allez dans l’onglet Options avancées.
4. Activez Modèles.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Comment créer un modèle Gmail

1. Rédigez un nouveau mail dans Gmail.
2. Cliquez sur les trois points en bas à droite du composeur.
3. Sélectionnez Modèles > Enregistrer le brouillon comme modèle.

Comment envoyer des modèles personnalisés dans Gmail

Si vous souhaitez envoyer le même modèle à des dizaines ou centaines de personnes tout en personnalisant chaque mail (nom, entreprise, etc.), vous pouvez utiliser l’extension Mailmeteor.

2. Programmer des réponses et des relances automatiques

Une autre manière d’automatiser Gmail consiste à programmer l’envoi d’un mail.

Comment programmer un mail dans Gmail

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. À côté du bouton Envoyer, cliquez sur la flèche.
4. Choisissez Programmer l’envoi.

Vous verrez ensuite tous vos mails programmés dans l’onglet correspondant.

Programmer un envoi avec relance automatique

Gmail peut programmer un mail, mais pas envoyer automatiquement une relance.

C’est pourquoi vous pouvez utiliser l’extension Mailmeteor Follow-Up.

Comment programmer une relance

1. Installez cette extension Gmail.
2. Rédigez votre mail.
3. Cliquez sur Envoyer avec relance.
4. Choisissez le délai avant la relance.
5. Écrivez votre relance (ou utilisez un modèle).

3. Automatiser Gmail avec des règles et filtres

Vous perdez probablement beaucoup de temps à :

• supprimer des mails promotionnels,
• transférer des messages,
• retrouver ce qui est vraiment important.

Les filtres Gmail vous permettent d’appliquer des actions automatiques selon des critères précis : supprimer, archiver, étiqueter, transférer…

4. Déplacer automatiquement des mails vers un dossier

Le principe :

1. Ouvrez Gmail.
2. Cliquez sur l’icône Options de recherche.
3. Définissez les critères (expéditeur, mots-clés…).
4. Cliquez sur Créer un filtre.
5. Choisissez Appliquer le libellé.

Tous les futurs mails correspondant seront déplacés dans ce dossier automatiquement.

5. Masquer automatiquement les mails promotionnels

Les mails promo contiennent presque toujours le mot unsubscribe.

On peut donc filtrer en fonction de ce mot.

6. Transférer automatiquement des mails à un collègue

Idéal pour :

• les demandes clients,
• les urgences,
• les tickets support.

Il suffit de créer un filtre et de choisir Transférer à.

7. Peut-on automatiser un publipostage dans Gmail ?

Le publipostage natif de Gmail est limité.
Par exemple :

• impossible d’ajouter le nom du destinataire,
• pas de suivi d’ouverture,
• pas de relance automatique,
• risques d’erreur avec le BCC.

Mailmeteor résout ces problèmes.

Que faire maintenant ?

Vous devriez maintenant connaître plusieurs moyens d’automatiser Gmail et d’économiser plusieurs heures chaque semaine.

Ne cherchez pas à tout automatiser d’un coup. Posez-vous plutôt la question :

“Quelle petite tâche répétitive pourrais-je automatiser dès aujourd’hui pour gagner 1 heure par semaine ?”

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