Vous souhaitez joindre des fichiers à vos emails ? Pour offrir plus de valeur à vos destinataires ? Et partager toutes sortes de documents avec vos amis, votre famille et vos collègues ? Dans ce guide rapide, nous allons vous montrer comment rédiger un email avec pièces jointes.
Les emails ne se limitent pas au texte. Vous pouvez y joindre n’importe quel type de fichier. C’est pourquoi ils sont un excellent moyen de communiquer avec vos interlocuteurs.
Dans ce tutoriel, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir sur les emails avec pièces jointes, notamment :
- Qu’est-ce qu’une pièce jointe à un email ?
- Comment rédiger un email avec une pièce jointe ?
- Comment envoyer plusieurs emails avec des fichiers différents en pièce jointe ?
- Et 3 exemples d’emails avec pièces jointes
Prêt ? Alors plongeons-nous dedans.
Qu’est-ce qu’une pièce jointe ?
Une pièce jointe est un fichier numérique envoyé avec un email. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à un email. Gardez cependant à l’esprit que votre fournisseur de messagerie impose probablement des limites de taille pour les pièces jointes.
Voici à quoi ressemble une pièce jointe dans Gmail ⤵️
Les pièces jointes sont un moyen pratique de partager des informations, des fichiers et des documents avec vos amis, votre famille et vos collègues. Vous souhaitez envoyer une vidéo de chat drôle à vos proches ? Vous pouvez la joindre à un email.
Vous préférez envoyer un PDF de 10 pages à votre supérieur ? C’est également possible. Rédigez un email, joignez vos fichiers et cliquez sur envoyer. Facile, non ? Mais il y a des choses à savoir pour rédiger un email avec pièces jointes correctement.
Des choses comme l’étiquette ou les limitations des pièces jointes. Mais ne vous inquiétez pas, nous couvrirons tout cela (et bien plus) dans ce guide rapide. À la fin, vous serez capable de rédiger l’email parfait avec pièce jointe.
Comment rédiger un email avec une pièce jointe ?
Vous voulez savoir comment rédiger un email avec pièce jointe ? Dans cette section, nous vous montrons comment faire, étape par étape.
1. Rédigez votre objet
Selon une étude, 47% des gens décident d’ouvrir un email uniquement en fonction de l’objet. Alors commençons par cela.
Le but de votre objet d’email est simple. Vous voulez intriguer vos destinataires et les inciter à ouvrir votre email.
Voici quelques exemples d’objets pour un email avec pièce jointe. N’hésitez pas à les réutiliser dans vos emails ⤵️
- Votre guide gratuit pour écrire des textes qui vendent (PDF joint)
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- Cette vidéo a fait ma journée 😂
Essayez de garder votre objet court. Environ 40 à 60 caractères. Au-delà, il pourrait être tronqué sur les appareils mobiles.
De plus, assurez-vous de mentionner les fichiers joints dans votre objet. Sinon, votre destinataire pourrait ne pas les remarquer.
Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un outil gratuit pour tester vos objets d’email. Vous pouvez l’utiliser pour évaluer la performance de votre objet et obtenir des suggestions basées sur l’IA.
2. Rédigez le corps de votre email
L’étape suivante est de rédiger le corps de votre email avec pièces jointes. Il devrait être divisé en 3 parties :
- La salutation d’ouverture
- Le message principal
- La conclusion
La salutation d’ouverture
La salutation d’ouverture est simplement une formule de politesse. Selon votre relation avec le destinataire, vous pouvez utiliser une salutation formelle, comme “Cher Monsieur/Madame ___”. Ou opter pour un salut informel, tel que “Bonjour”, “Bonsoir” ou “Salut”.
Le message principal
Le cœur de votre email avec pièce jointe doit tenir la promesse faite dans l’objet. Assurez-vous d’indiquer clairement le but de votre email et pourquoi vous contactez le destinataire.
Comme vous prévoyez d’ajouter des fichiers joints, mentionnez-les également dans le corps du message.
Précisez le type de pièce jointe et son format. En outre, vous pouvez ajouter une brève description de la pièce jointe.
Expliquez à vos destinataires de quoi il s’agit. Et pourquoi ils devraient prendre le temps de la consulter.
Voici quelques exemples de comment mentionner des pièces jointes dans vos emails :
- Vous trouverez ci-joint mon CV au format Word.
- J’ai inclus des photos de notre dernier événement au format JPEG.
- Le rapport PDF en pièce jointe contient toutes les informations nécessaires.
- Veuillez trouver ci-joint la facture pour les services de ce mois au format PDF.
- Vous trouverez ci-dessous la vidéo tutorielle sur l’utilisation de notre logiciel.
- Je vous envoie le manuel des employés sous forme de document Word.
- Voici les dernières données, jointes sous forme de tableau Excel.
- Vous trouverez le rapport des ventes de ce trimestre en pièce jointe au format PDF.
- Je vous transmets la version finale du contrat. Vous la trouverez en pièce jointe au format PDF.
La conclusion
Enfin, la conclusion est une manière de terminer votre email. Une fois encore, selon le ton de votre email, vous pouvez opter pour une conclusion formelle, comme “Cordialement”, ou une conclusion informelle, comme “Merci” ou “À bientôt”.
Pour respecter une bonne étiquette dans les emails, n’oubliez pas d’ajouter une virgule après la conclusion. Et terminez votre email avec votre signature.
3. Joignez vos fichiers
Votre email avec pièce jointe est presque prêt à être envoyé. Il est maintenant temps d’ajouter vos fichiers. Voici comment ajouter des pièces jointes à votre message ⤵️
Cliquez sur l’icône de trombone, en bas de votre message. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Localisez les fichiers sur votre ordinateur. Sélectionnez-les. Et cliquez sur Ouvrir.
Gmail joindra alors ces documents à votre email. Assurez-vous que leur nom est approprié, car il sera visible par vos destinataires.
Vous pouvez joindre n’importe quel type de fichier. Mais voici quelques formats courants pour les pièces jointes :
- Fichiers documents – Word (.doc), PDF (.pdf), Excel (.xlsx).
- Fichiers images – JPEG (.jpg), PNG (.png), GIF (.gif).
- Fichiers audio – MP3 (.mp3) ou WAV (.wav).
- Fichiers vidéo – MP4 (.mp4) ou AVI (.avi).
- Fichiers archives – ZIP (.zip) ou RAR (.rar).
Assurez-vous de respecter les limites de taille imposées par votre fournisseur de messagerie :
- Gmail : 25 MB
- Yahoo : 25 MB
- Outlook : 20 MB
Si la taille dépasse les limites, consultez notre guide pour envoyer de gros fichiers via Gmail.
4. Envoyez votre email
Vous y êtes. Relisez votre email pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs ni d’oublis de pièces jointes. Remplissez l’adresse du destinataire dans le champ “À”. Et cliquez sur Envoyer.
Et voilà ! Vous venez de rédiger un email avec pièces jointes. Félicitations 🎉
Comment envoyer plusieurs emails avec des fichiers différents en pièce jointe
Mais que faire si vous voulez envoyer des emails à plusieurs destinataires avec des pièces jointes différentes pour chacun ?
Vous pourriez répéter manuellement le processus décrit ci-dessus pour chaque destinataire. Mais cela prendrait énormément de temps.
À la place, vous pouvez utiliser un outil de publipostage, comme Mailmeteor. Cette application vous permet d’envoyer des emails personnalisés en masse avec des pièces jointes spécifiques pour chaque destinataire.
Ainsi, vous pouvez instantanément partager des fichiers, vidéos et images avec un grand nombre de destinataires. Voici comment cela fonctionne ⤵️
Notre plan gratuit vous permet d’envoyer jusqu’à 50 emails par jour. Essayez-le et dites-nous ce que vous en pensez. Pas d’engagement :)
Nous avons également rédigé un article complet pour vous montrer comment faire un publipostage dans Gmail avec des pièces jointes.
Exemples d’emails avec pièces jointes
D’accord. Vous savez maintenant comment rédiger et envoyer des emails avec pièces jointes. Mais parfois, il peut être difficile de commencer un email à partir d’une page blanche. Voici donc 3 exemples d’emails avec pièces jointes. N’hésitez pas à utiliser ces modèles pour démarrer.
1. Exemple d’email avec un CV en pièce jointe
Objet : Candidature pour [Poste]
Cher [Nom du recruteur],
Je me permets de vous écrire pour postuler au poste de [Poste] au sein de [Entreprise]. En tant que professionnel(le) expérimenté(e) dans le domaine de [Domaine], je suis convaincu(e) que mes compétences et mon expertise me permettront de réussir dans ce rôle.
Veuillez trouver ci-joints ma lettre de motivation et mon CV pour votre examen. Comme vous pourrez le constater, j’ai une expérience avérée dans [Compétence #1], [Compétence #2] et [Compétence #3]. Je maîtrise également des outils tels que [Outil #1], [Outil #2] et [Outil #3].
Je vous remercie d’avoir pris en considération ma candidature pour ce poste. Je suis très enthousiaste à l’idée de contribuer au succès de [Entreprise] et j’ai hâte d’avoir de vos nouvelles.
Cordialement,
[Votre nom]
2. Exemple d’email avec une invitation en pièce jointe
Objet : Invitation à [Événement]
Cher [Nom du destinataire],
Je vous écris pour vous inviter à [Événement], qui aura lieu le [Date] à [Heure] au [Lieu].
Cet événement sera une excellente occasion de [insérez une brève description de l’événement et des attentes].
Vous trouverez en pièces jointes une carte d’invitation à votre nom ainsi que le programme de l’événement.
Je serais ravi(e) de vous compter parmi nous pour cette occasion spéciale. Vous pouvez confirmer votre présence en [instructions pour RSVP].
N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions.
Bien à vous,
[Votre nom]
3. Exemple d’email avec un contrat en pièce jointe
Objet : Voici le contrat pour [Nom du projet]
Cher [Nom du destinataire],
J’espère que vous allez bien. Comme convenu lors de notre dernière discussion, je vous fais parvenir le contrat pour [Nom du projet].
Vous le trouverez en pièce jointe au format PDF. Merci de prendre le temps de le lire attentivement et de me renvoyer une copie signée si les termes vous conviennent.
Si vous avez des questions ou préoccupations de dernière minute, n’hésitez pas à me contacter. Je serai ravi(e) d’y répondre.
Je vous remercie pour votre réactivité. J’ai hâte de collaborer avec vous sur ce nouveau projet.
Cordialement,
[Votre nom]